Event manager harus mampu mengidentifikasi dan mengelola beragam ekspektasi stakeholders. Baik stakeholders besar yang mencakup host (tuan rumah), maupun beragam publik yang mendukung terselenggaranya event.
Sponsor dan media juga merupakan partner yang memberikan kontribusi penting bagi event, baik berupa dukungan pemberitaan, sumber daya dan sponsorship. Begitupula anggota tim yang mengorganisir event harus bersama-sama punya visi dan pemahaman yang sejalan, sehingga kontribusi dari anggota tim dapat maksimal.
Penonton dan partisipan juga sangat menentukan keberhasilan atau kegagalan event, dan sangatlah krusial untuk melibatkan mereka pada level emosional yang diciptakan melalui keseluruhan experience pada event.
Event biasanya diperoleh atau dihasilkan dari beberapa sumber berikut ini:
Tugas inti dari event manager dan tim adalah merancang konsep yang kuat dan unik untuk event, atau memperbaharui konsep yang sudah ada dan mengaplikasikannya pada konteks event yang akan diadakan.
Identifikasi konsep bagi suatu event membutuhkan riset, insight dan kreativitas. Konsep yang tepat akan menentukan potensi keberhasilan event itu sendiri.
Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam perancangan konsep sebuah event yakni: (a) menentukan tujuan event, (b) identifikasi siapa audiens dari event, (c) tentukan waktu dan momentum yang tepat kapan event diselenggarakan dan berapa lama durasi yang dibutuhkan.
Langkah berikutnya, (d) memilih venue event, (e) memilih konsep event, (f) merancang event experience yakni pengalaman unik dari keseluruhan event seperti layout, flow of guests, program hiburan dan penampil, catering, keamanan, dekorasi dan atmosfir yang dirancang untuk event.
Berridge (2007) menyebutkan bahwa proses perancangan konsep ini sebaiknya dapat diaplikasikan pada keseluruhan indra dan melibatkan emosional audiens.
