Proses perencanaan stratejik melibatkan penentuan dimana posisi organisasi saat ini, bagaimana diposisikan di marketplace sehingga dapat memaksimalkan kesempatan yang ada, lalu menciptakan strategi dan taktik untuk meraih posisi tersebut.
Dengan kata lain, proses perencanaan strategis menaruh perhatian pada hasil akhir dan tujuan untuk meraih hasil tersebut.
Proses dalam perencanaan stratejik pada konteks events melibatkan peran event manager dalam sejumlah tahapan-tahapan.
Pertama, membangun konsep event. Pada tahap awal ini, diperlukan pengambilan keputusan (setelah berkonsultasi dengan kelompok stakeholder potensial seperti sponsor, telecasters, pihak pemerintah atau audiens potensial) dalam upaya memperbaiki konsep awal.
Pengambilan keputusan pada tahap ini mencakup: bentuk event, durasi, lokasi dan venue, timing, program utama yang membuat event menjadi unik dan spesial. Setelah konsep event dikembangkan dan ditetapkan, maka selanjutnya dapat dianalisis secara lebih detail.
Kedua, feasibility analysis, yakni analisis situasi yang mencakup pertimbangan-pertimbangan kebutuhan seperti anggaran, keahlian manajerial yang dibutuhkan, kapasitas venue, dampak pada area destinasi (ekonomi maupun non-ekonomi), ketersediaan volunteers dan jasa pendukung, infrastruktur, kemungkinan sponsorship, dan sebagainya.
Ketiga, decision to proceed or cease. Untuk event baru, outcomes dari feasibility analysis akan secara langsung menentukan bagaimana dan kapan event akan diproses.
Dalam kasus event yang melibatkan formal bid, keputusan ini akan tergantung apakah bid diterima atau ditolak. Setelah keputusan untuk penyelengaraan event dibuat, struktur organisasi harus disusun. Termasuk didalamnya tugas-tugas per orang agar dapat dijalankan secara efisien dan efektif.
Setelah struktur organisasi terbentuk, tugas awal ialah keterlibatan dan engage pada proses formal perencanaan stratejik. Proses stratejik ini pada dasarnya membahas tentang identifikasi tujuan, visi/ misi yang akan dicapai oleh event, dan merancang langkah-langkah yang perlu diambil untuk mencapai tujuan tersebut.
Adapun langkah-langkah dalam strategic planning ini diantaranya :
Dalam proses di atas, feedback terus berlangsung untuk penyempurnaan event. Sedangkan untuk beberapa event, khususnya event publik berskala besar, isu tentang legacy sangat penting untuk keputusan dalam penyelenggaraan.
Legacy outcomes dapat menjangkau berbagai bidang, termasuk peningkatan infrastruktur, peningkatan pariwisata, peningkatan kapasitas industri dan keterampilan tenaga kerja, perbaikan lingkungan dan peningkatan kondisi ekonomi.
