Memahami apa yang dikomunikasikan adalah kriteria dasar komunikasi yang baik, tetapi ada faktor lain yang sama-sama penting. Hal yang dikomunikasikan tidak hanya harus dimengerti, tetapi pihak lain harus menerimanya.
Entah sedang berbicara di hadapan sebuah kelompok atau sedang melakukan percakapan empat mata, sebelumnya Anda harus memikirkan pesan Anda dan bagaimana Anda akan menyampaikannya.
Terkadang Anda harus berpikir sendiri dengan sedikitnya waktu yang tersedia atau bahkan tidak ada waktu untuk mempersiapkan diri. Tetapi kerap kali saat harus membahas sesuatu, Anda bisa mempersiapkannya bahkan dalam jangka waktu singkat.
Rencanakan apa yang akan Anda katakan. Pertama, ketahui topiknya. Lalu, kenali pendengar Anda. Bicara dengan jelas dan jernih agar perkataan Anda bisa dipahami dengan mudah. Bicara dengan antusias supaya pendengar tidak tertidur. Sadari bahasa tubuh Anda. Persiapkan apa yang akan Anda katakan sebelum menyampaikan ide kepada kelompok dan perorangan.
Persiapkan diri untuk menanggulangi rintangan yang mengacaukan komunikasi. Ketahui dan kendalikan bias yang Anda miliki. Dalam memberikan tugas, rencanakan apa yang akan Anda katakan, komunikasikan dengan jernih pada orang yang Anda beri tugas.
Minta masukan mengenai bagaimana mereka menerima apa yang Anda katakan, dan tindak lanjuti untuk memastikan tugas itu diselesaikan.
Cara Anda berkomunikasi dapat merangsang emosi positif atau negatif. Jika Anda berkomunikasi dengan agresif, tanpa rasa hormat atau kepekaan, emosi penuh pembelaan diri dan amarah bisa mencegah orang lain mendengar pesan yang Anda sampaikan.
Komunikasi dengan diplomasi dan kebijaksanaan adalah pendekatan yang mengombinasikan kekuatan serta kepekaan dan menjaga emosi.
Saat berkomunikasi dengan diplomasi dan kebijaksanaan, Anda mengadaptasikan gaya Anda kepada orang yang sedang Anda ajak bicara agar orang itu merasa nyaman.
Komunikator yang diplomatis dan bijak akan menjalin hubungan berdasarkan gaya komunikasi orang lain, menyediakan waktu pada hal yang terasa nyaman bagi individu tersebut.
Selain itu, menggunakan bahasa yang cocok dengan gaya orang yang mereka ajak berinteraksi, serta memberi perhatian khusus berdasarkan gaya komunikasi seseorang. Agar bisa menjadi komunikator yang biak, Anda harus mendapatkan kepercayaan dan rasa hormat dari orang-orang yang berhubungan dengan Anda.
