Ketika sebuah bisnis baru dimulai, kerumitan jarang menjadi masalah. Namun biasanya, kesuksesan akan berujung ke pertumbuhan. Lalu, pertumbuhan akan membawa ke kerumitan (kompleksitas). Dari sinilah keputusan yang salah itu sering kali muncul.

Karena akan ada pertambahan orang, perbaikan sistem, penambahan prosedur, dan tanpa disadari semua hal akan menjadi kompleks dan rumit.

Nah, hal paling penting dari manajemen yang baik justru menjaga segala sesuatu sesederhana mungkin, sehingga orang dapat melakukan pekerjaannya.

Memang terdengar paradoks, tetapi semakin rumit sesuatu, semakin besar juga kebutuhan akan penyederhanaan. Menjaga sesuatu tetap sederhana merupakan pekerjaan sangat berat. Memang ini sangat berat, tetapi harus Anda jalankan. Dengan empat pola berikut ini:

• sederhanakan pekerjaan, yakni fokus pada pekerjaan pokok terlebih dahulu,
• sederhanakan struktur, yakni fokus pada output yang dihasilkan,
• sederhanakan prosedur dan kontrol, yakni buat lebih transparan prosesnya, dan
• sederhanakan komunikasi, yakni keterbukaan informasi dan data yang valid.

Pada penyederhanaan pekerjaan memang perlu fokus pada tugas pokok, agar mereka tidak memikirkan banyak hal yang tidak berdampak langsung pada output (produktivitas). Sehingga, ketika ada jalur pekerjaan yang ternyata tidak memberikan kontribusi nyata, hal itu bisa langsung dicoret.

Sedangkan tentang struktur, yang penting tidak membuat beban pekerjaan bagi satu sama lainnya. Apabila memungkinkan, gabungkan saja dua level atau nilai level mana yang terlalu banyak memakan biaya sedangkan pekerjaannya sedikit? Ingat, semakin ringkas struktur organisasi, jelas akan semakin memudahkan dalam komunikasi.

Tidak perlu misteri ataupun seorang jenius untuk menggunakan penyederhanaan kerja. Anda cukup mengambil setiap prosedur, pilah menjadi sebanyak mungkin langkah-langkah detail, petakan, dan pertanyakan setiap tahapannya. Dapatkah Anda menyederhanakan, menghapus, menggabungkan dua langkah atau lebih? Atau bahkan ubah urutannya?

Prosedur kantor layaknya hama yang harus selalu diperiksa dan dilakukan perampingan secara teratur. Lalu, penyederhanaan sarana yang sangat membantu mencapai proses tersebut.

Untuk penyederhanaan komunikasi, Anda bisa fokus pada pemilihan, pengiriman, dan penerimaan informasi yang diperlukan (bagi Anda maupun orang lain) untuk membereskan pekerjaan, lalu abaikan selain itu. Memang akan ada adaptasi atas penyederhanaan tersebut dan pastikan tim Anda nyaman serta lebih bersemangat bekerja.