Setiap pertemuan harus memiliki tujuan, dan pemimpin pertemuan harus memastikan tujuan pertemuan tercapai. Beberapa hari sebelum pertemuan, siapkan agenda dan bagikan agenda tersebut kepada semua orang yang diharapkan kehadirannya.

Persiapkan materi dan peralatan yang ingin Anda gunakan sebelum rapat berlangsung dan pastikan peralatan yang dibutuhkan untuk menunjukkan visual tersedia. Pastikan jumlah salinan yang tersedia cukup untuk seluruh partisipan.

Ciptakan suasana yang memancing partisipasi, berikan semangat agar peserta yang malu atau tampak segan mau berpartisipasi dan seluruh peserta harus didorong untuk berpartisipasi.

Jangan biarkan orang-orang yang tidak bisa menutup mulut mendominasi jalannya pertemuan. Saat pertemuan berakhir, seluruh peserta harus memahami topik yang dibahas dengan baik.

Setelah pertemuan, buat ringkasan apa yang telah Anda pelajari. Tinjau catatan-catatan yang Anda buat ketika jalannya rapat masih terasa segar di ingatan Anda.

Jika Anda tidak melakukan apapun terhadap apa yang Anda pelajari dari pertemuan tersebut, pertemuan itu hanya membuang-buang waktu dan uang. 

“Jika Anda meyakini apa yang Anda lakukan, jangan biarkan apapun menahan Anda dalam pekerjaan Anda. Banyak pekerjaan terbaik di dunia dilakukan melawan hal-hal yang tampak mustahil. Yang penting adalah menyelesaikan pekerjaan.”

Dale Carnegie